Politique de confidentialité – SOYE

La présente politique décrit la manière dont SOYE collecte et traite les données personnelles dans le cadre de l'utilisation de son site et de sa plateforme.

Le responsable du traitement est :

SOYE, Société par Actions Simplifiée (SAS) au capital de 1 000 euros, dont le siège social est situé 9 Rue des Pâquerettes, 85260 La Copechagnière, immatriculée au RCS de La Roche-sur-Yon sous le numéro 945 021 855.

TVA intracommunautaire : FR17945021855

Pour toute question concernant les données personnelles ou l'exercice des droits : keny.guinaudeau@soye.fr

SOYE est susceptible de traiter les données personnelles :

• des représentants et utilisateurs des entreprises clientes ;
• des salariés et collaborateurs utilisant SOYE ;
• des coachs référencés ou candidats au référencement ;
• des administrateurs de SOYE.

Le site ne collecte actuellement pas de données de prospects par l'intermédiaire d'un formulaire de contact ou d'une newsletter.

Utilisateurs

SOYE peut traiter notamment les nom, prénom, adresse électronique, rôle, informations relatives au compte et dates d'activité.

Les mots de passe ne sont jamais accessibles en clair par SOYE.

Entreprises

SOYE traite notamment les informations relatives à l'entreprise, son SIRET, ses adresses, ses établissements et salles ainsi que les coordonnées des contacts nécessaires à l'organisation et à la facturation des séances.

Salariés et collaborateurs

SOYE traite notamment le rattachement à l'entreprise, les inscriptions aux séances, listes d'attente, présences ou absences, pointages, objectifs de course et éventuelles récompenses.

Les statistiques d'activité communiquées à l'entreprise sont agrégées.

SOYE ne fournit pas à l'entreprise de statistiques individuelles détaillant la pratique sportive de chaque salarié.

L'administrateur de l'entreprise peut néanmoins accéder aux nom, prénom, rôle et date d'arrivée de ses membres afin de gérer leurs accès.

Pour les séances auxquelles ils sont inscrits, le coach voit les participants sous une forme limitée telle que « Prénom I. ».

Coachs

SOYE traite notamment les nom, prénom, téléphone, adresse, position géographique nécessaire au calcul de distance, rayon d'intervention, présentation, activités et qualifications, documents professionnels nécessaires au référencement, missions, propositions, annulations, rémunérations et informations relatives au statut du compte Stripe Connect.

Lors du référencement, une pièce d'identité peut être demandée afin de permettre à SOYE d'effectuer la vérification prévue.

Une fois l'identité validée, SOYE a vocation à supprimer la copie du document et à conserver uniquement la trace et la date de la vérification, sous réserve des obligations légales applicables.

Stripe peut procéder séparément à ses propres vérifications d'identité dans le cadre de Stripe Connect.

Communications et incidents

SOYE traite les messages liés aux missions, les notifications et les éventuels incidents signalés.

Les utilisateurs sont invités à ne pas communiquer inutilement de données sensibles ou médicales dans les champs de texte libre.

Paiements

SOYE conserve les informations nécessaires au suivi des paiements, remboursements, factures, avoirs, rémunérations et clôtures.

Les informations bancaires complètes sont traitées par Stripe et ne sont pas conservées directement par SOYE.

Les données sont notamment utilisées afin de :

• créer et administrer les comptes ;
• sécuriser l'accès à la plateforme ;
• gérer les entreprises et leurs utilisateurs ;
• permettre l'inscription aux séances ;
• rechercher et attribuer les coachs ;
• calculer la distance entre un coach et une séance ;
• vérifier les qualifications des coachs ;
• permettre les communications nécessaires aux missions ;
• envoyer les notifications opérationnelles liées aux missions ;
• gérer les présences, annulations et incidents ;
• gérer les paiements, remboursements, factures et rémunérations ;
• produire les statistiques agrégées proposées aux entreprises ;
• assurer la sécurité et la traçabilité ;
• satisfaire aux obligations comptables, fiscales et légales.

Selon le traitement concerné, SOYE s'appuie sur l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, le respect d'une obligation légale ou son intérêt légitime, notamment pour assurer la sécurité et la traçabilité de la plateforme.

Les e-mails relatifs aux propositions de missions adressées aux coachs sont des communications opérationnelles liées au fonctionnement du service, et non des communications publicitaires ou des newsletters.

Selon les besoins de la prestation, les données peuvent être accessibles :

• à l'équipe SOYE ;
• à l'entreprise cliente pour les informations nécessaires à la gestion de ses utilisateurs et séances ;
• au coach attribué à une séance pour les informations nécessaires à son intervention ;
• aux prestataires techniques intervenant pour le compte de SOYE.

L'adresse privée d'un coach n'est jamais communiquée à l'entreprise.

SOYE utilise notamment :

• Lovable / Lovable Cloud pour l'hébergement et le fonctionnement technique de la plateforme, de la base de données, de l'authentification et du stockage des fichiers ;
• Stripe / Stripe Connect pour les paiements, remboursements, vérifications nécessaires à leurs services et versements aux coachs ;
• le service d'envoi d'e-mails de Lovable pour les e-mails opérationnels (propositions et confirmations de mission, annulations, informations de séance, avertissement avant suppression d'un compte inactif) ; aucun e-mail commercial n'est envoyé ;
• Base Adresse Nationale pour faciliter la saisie des adresses ;
• ainsi que le prestataire d'envoi d'e-mails transactionnels qui sera retenu par SOYE.

Certains prestataires peuvent appartenir à des groupes internationaux et impliquer des traitements en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils doivent être encadrés conformément aux mécanismes prévus par la réglementation applicable.

Les typographies utilisées par SOYE sont hébergées directement par SOYE et ne sont plus chargées depuis Google Fonts.

SOYE conserve les données pendant la durée nécessaire aux finalités concernées et aux obligations légales applicables.

Les règles actuellement retenues sont notamment :

• comptes actifs : pendant l'utilisation du service ;
• comptes sans activité : procédure de suppression ou d'anonymisation après 2 ans d'inactivité, avec avertissement préalable ;
• factures, avoirs et pièces comptables concernées : 10 ans ;
• justificatifs coach : pendant le référencement et, lorsque nécessaire, jusqu'à 6 mois après un refus ou un départ ;
• copie de la pièce d'identité : suppression après vérification lorsqu'elle n'est plus nécessaire ;
• messages de mission : 12 mois après la séance ;
• incidents : jusqu'à 3 ans après leur clôture ;
• séances, inscriptions, présences et propositions : 3 ans, puis suppression ou anonymisation lorsque seules des statistiques doivent être conservées ;
• notifications : 6 mois ;
• historique de sécurité : 1 an, certaines actions financières ou validations pouvant être conservées jusqu'à 6 ans lorsque cela est nécessaire à la traçabilité ;
• objectifs de course et récompenses : jusqu'à la suppression du compte, sauf nécessité particulière.

Les données devant être conservées pour respecter une obligation légale ou défendre les droits de SOYE peuvent être placées en archivage intermédiaire avec un accès restreint.

La suppression des données arrivées à échéance fait actuellement l'objet d'une validation par SOYE et n'est pas automatique.

Une nouvelle activité du compte annule une procédure de suppression en cours.

SOYE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre les accès non autorisés, pertes, altérations ou divulgations.

Les justificatifs des coachs sont notamment stockés dans un espace privé dont l'accès est limité aux personnes autorisées.

Certaines opérations sensibles font l'objet d'une traçabilité.

Dans sa configuration actuelle, SOYE n'utilise aucun cookie publicitaire, outil de ciblage marketing ou outil de mesure d'audience.

Certaines informations strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être conservées temporairement dans le navigateur, notamment pour maintenir la session ou assurer certaines étapes d'inscription et de pointage.

SOYE n'utilise plus Google Fonts à distance.

Dans les conditions prévues par la réglementation, les personnes disposent notamment de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime et de portabilité lorsque les conditions légales sont réunies.

Ces droits peuvent être exercés à : keny.guinaudeau@soye.fr

SOYE pourra demander les informations strictement nécessaires pour vérifier l'identité du demandeur lorsqu'un doute raisonnable existe.

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l'évolution des services SOYE, de ses prestataires ou de la réglementation.

La date de la version en vigueur figure en haut de cette page.